Llegó por: llamada de las 11:40, atendida por el asistente
Mensaje para Ana
Marta López, de Clínica Sanz, quiere pasar la cita del jueves a la tarde. Pide que la llaméis antes de las 13:00. El asistente no le ha confirmado nada.
Menos tareas repetitivas. Más tiempo para tu negocio.
Automatizamos facturas, documentos y comunicaciones con los programas que ya usas. Empezamos por una tarea y comprobamos contigo que funciona.
Cuatro formas de empezar.
Empezamos por la tarea que más tiempo te quite. Abre un ejemplo para ver qué automatizamos y qué sigue haciendo una persona. Ejemplos con datos ficticios.
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12 tareas disponibles
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Las facturas que emite tu programa llegan a cada cliente sin que nadie las adjunte una a una.
- Qué hace
- Recoge las facturas que emite tu programa de facturación y las envía a cada cliente con su PDF, a la dirección correcta y con el texto de siempre.
- Qué sigue haciendo una persona
- Aprueba el envío las primeras semanas, hasta que el equipo confía en él.
- Cómo se monta
- Conectado a tu programa de facturación y a tu correo, sin cambiar ninguno de los dos.
Nunca generamos la factura: la emite tu programa.
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Los cobros se reclaman el día que toca, no cuando alguien se acuerda.
- Qué hace
- Vigila los vencimientos de las facturas y prepara un recordatorio para cada cliente, con la factura adjunta y un tono que va subiendo si no paga.
- Qué sigue haciendo una persona
- Aprueba cada recordatorio antes de que salga y decide cuándo toca llamar.
- Cómo se monta
- Con los vencimientos de tu programa de facturación y tu correo.
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Cuando nadie puede coger el teléfono, la llamada no se pierde.
- Qué hace
- Atiende la llamada cuando nadie puede coger, toma el mensaje y te lo manda por WhatsApp o por correo.
- Qué sigue haciendo una persona
- Devuelve la llamada. El asistente no confirma precios ni disponibilidad.
- Cómo se monta
- Primero en el móvil de una sola persona, para probarlo antes de extenderlo.
Su primera frase es siempre: «Soy el asistente virtual de la empresa, una inteligencia artificial».
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Los mensajes dejan de vivir en pósits y en la memoria de alguien.
- Qué hace
- Convierte los mensajes de llamadas, correos y notas de voz en tareas con fecha en tu calendario, y te avisa con tiempo.
- Qué sigue haciendo una persona
- Decide las prioridades. No se confirma ninguna cita con un cliente sin tu visto bueno.
- Cómo se monta
- Con tu calendario de Microsoft 365 o Google y, si quieres, con WhatsApp.
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Ningún certificado, seguro o revisión caduca sin que nadie se entere.
- Qué hace
- Guarda certificados, seguros y revisiones con su fecha y avisa con tiempo, con el correo de renovación ya redactado.
- Qué sigue haciendo una persona
- Confirma la fecha que ha leído la IA y envía el correo.
- Cómo se monta
- Sobre las carpetas que ya usáis, en Microsoft 365 o Google Workspace.
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La petición del cliente llega y el borrador ya está esperando.
- Qué hace
- Lee la petición que llega por correo o WhatsApp y prepara un borrador de presupuesto con tu plantilla y tus tarifas.
- Qué sigue haciendo una persona
- Revisa el borrador, lo corrige si hace falta y lo envía.
- Cómo se monta
- Con tu plantilla y tu tabla de tarifas, y con numeración propia de presupuestos.
Cada presupuesto lleva el rótulo «No válido como factura».
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Albaranes, facturas de proveedor o contratos que nadie tiene que volver a teclear.
- Qué hace
- Lee los documentos que llegan por correo o en una foto (albaranes, facturas de proveedor, DNI, contratos) y pasa los datos a tu programa.
- Qué sigue haciendo una persona
- Comprueba los datos que la IA no ha leído con seguridad, que llegan marcados para revisar.
- Cómo se monta
- Sobre tu buzón o una carpeta compartida. Los datos van a tu programa de gestión o a una hoja de cálculo.
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El parte se rellena una vez, en el sitio, y ya nadie lo vuelve a teclear.
- Qué hace
- El equipo rellena el parte en el móvil, el cliente firma en pantalla y las horas llegan a facturación y nómina.
- Qué sigue haciendo una persona
- Revisa el parte antes de facturarlo.
- Cómo se monta
- Con una app de formularios o con la de tu programa de gestión, si ya la tiene.
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Las consultas de siempre tienen la respuesta preparada cuando abres el correo.
- Qué hace
- Clasifica el correo que entra y prepara borradores de respuesta para las consultas habituales, con tu tono y tus datos. Lo delicado te lo deja aparte.
- Qué sigue haciendo una persona
- Lee, corrige y envía. Ningún correo sale sin que alguien lo apruebe.
- Cómo se monta
- En tu Outlook o tu Gmail, sin cambiar de buzón.
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El informe que hoy se monta a mano un día al mes, hecho solo.
- Qué hace
- Reúne cada mes los datos de tus programas (ventas, cobros, trabajos hechos), monta el informe con tu plantilla de siempre y lo envía a quien toque.
- Qué sigue haciendo una persona
- Revisa el informe antes del envío las primeras veces y añade sus comentarios.
- Cómo se monta
- Con los datos de tus programas y tu plantilla en Excel, Word o PDF.
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Lo que alguien manda cada semana o cada mes, enviado sin que se le olvide.
- Qué hace
- Reúne y envía la documentación que se manda siempre igual: a la gestoría, a la mutua, a un cliente grande o a un organismo.
- Qué sigue haciendo una persona
- Aprueba la lista de destinatarios y revisa el primer envío de cada tipo.
- Cómo se monta
- Con tus carpetas, tu correo y un calendario de envíos que acordamos contigo.
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Las cifras que miras cada semana, juntas en una pantalla y al día.
- Qué hace
- Reúne en un panel los indicadores principales de tu negocio: facturación, cobros pendientes, gastos, márgenes, saldo en bancos y los datos propios de tu sector. Se actualiza solo leyendo tus programas.
- Qué sigue haciendo una persona
- Decide qué indicadores importan y revisa las cifras con su asesoría al cierre de cada mes.
- Cómo se monta
- Lee los datos de tu programa de facturación y contabilidad sin cambiarlo y los muestra en un panel en la nube, con datos en Europa y a nombre de tu empresa.
El panel solo lee: la contabilidad sigue en tu programa y con tu asesoría.
Ejemplos con datos ficticios.
Un lunes cualquiera.
Así se ve un día con cinco tareas automatizadas.
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Las facturas que emitió tu programa salen a cada cliente con su PDF, según la regla que acordasteis.
Programado para las 08:00Enviadas solas · queda registro
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Entra una petición de presupuesto por correo. La IA prepara el borrador con tus tarifas.
Esperando revisiónRevisado y enviado por Ana
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Te llaman mientras estás con un cliente. El asistente toma el mensaje y te lo manda por WhatsApp.
Mensaje nuevoVisto por ti
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Un certificado caduca en quince días. El aviso llega solo y el correo de renovación está redactado.
Esperando revisiónRevisado y enviado por Luis
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Los partes firmados del día se archivan en la carpeta de facturación.
En colaArchivados solos
Dos revisiones, el resto solo. Nada tecleado.
Pruébalo: tú das el visto bueno.
Así llega a tu oficina lo que prepara la IA: en borrador. Lo que sigue una regla acordada, como enviar las facturas, no pasa por aquí. Ejemplos con datos ficticios.
Llegó por: vencimiento de la factura F-0412, emitida por tu programa
Correo a Talleres Ruiz
Hola: os recordamos que la factura F-0412 vence hoy. Os la volvemos a adjuntar por si no os llegó. Cualquier duda, respondednos a este correo. Un saludo.
Llegó por: correo de Reformas Gil, «¿Abrís el sábado?»
Respuesta a Reformas Gil
Hola: los sábados no abrimos. Si es urgente, escribidnos y os llamamos el lunes a primera hora. Un saludo.
Llegó por: aviso de caducidad, el seguro vence en 15 días
Correo a la correduría
Hola: el seguro de la furgoneta 1234 ABC vence dentro de 15 días. ¿Nos podéis enviar la renovación con las mismas coberturas? Gracias.
Llegó por: foto de un albarán enviada por WhatsApp
Datos para tu programa
Proveedor: Hierros Martínez. Fecha: 20/10/2026. Importe: sin confirmar.
Hasta que no resuelvas el importe, no se puede guardar.
Bandeja al día.
Tu equipo no entró en la empresa para copiar datos de un programa a otro. Quitamos esa parte del trabajo y le dejamos la que importa: atender, decidir y vender.
Cómo trabajamos
Cuatro fases. Cada una termina con un entregable concreto y una decisión que tomas tú.
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Diagnóstico
Analizamos con las personas que hacen cada tarea cómo se realiza hoy, cuánto tiempo requiere y qué programas intervienen. Si ninguna automatización compensa, te lo decimos.
Te llevasEl mapa de tus tareas con el tiempo de cada una, un plan con las automatizaciones por orden de prioridad y un presupuesto cerrado. Todo es tuyo aunque no continúes.
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Piloto en paralelo
Automatizamos una sola tarea con tus programas y la ponemos a funcionar junto al proceso actual, sin sustituirlo todavía. Antes de empezar fijamos por escrito la prueba que debe superar.
Te llevasUna decisión por escrito: seguir, ajustar o parar.
Ejemplo de prueba de aceptación«Durante dos semanas seguidas, las facturas llegan a todos los clientes sin que nadie tenga que adjuntar ni corregir ningún envío.»
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Puesta en marcha
Cuando el piloto supera la prueba, la automatización sustituye al proceso manual. La acompañamos en el día a día y formamos a las personas que van a trabajar con ella.
Te llevasLa automatización en funcionamiento, documentada y a nombre de tu empresa.
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Seguimiento
Comprobamos que sigue funcionando y te avisamos si algo falla. Cuando tenga sentido, te proponemos la siguiente tarea.
Te llevasUn aviso en cuanto algo falla y una propuesta para la siguiente tarea.
Claro desde el primer día.
Supervisión humana en cada paso.
- Todo lo que redacta o lee la IA queda pendiente de aprobación. Las tareas que siguen una regla se validan con tu equipo antes de funcionar de forma autónoma.
Titularidad completa de tu empresa.
- Cuentas, licencias, automatizaciones y datos se registran a nombre de tu empresa desde el primer día.
Independencia del proveedor.
- El mantenimiento no tiene permanencia y puede cancelarse cuando lo decidas.
- Si la relación termina, las automatizaciones siguen funcionando y recibes toda la documentación.
Cómo se presupuesta
Antes del diagnóstico el presupuesto es orientativo; después, cerrado. Siempre separa tres cosas:
- Implantación
- Un precio cerrado por cada automatización, que conoces antes de empezar.
- Herramientas
- Licencias, telefonía, IA o servidor. Van a tu nombre y las pagas directamente a cada proveedor.
- Mantenimiento
- Una cuota mensual opcional y sin permanencia: vigilamos que todo funcione, arreglamos averías y hacemos pequeñas mejoras.
No cambias de programa. Los conectamos.
Algunos ejemplos. Trabajamos con los que ya usas.
50- a3ERP
Microsoft 365
Google Workspace
WhatsApp Business
Preguntas
¿Qué hacéis exactamente?
Automatizamos tareas de oficina repetitivas con inteligencia artificial y con herramientas que ya existen, conectadas a los programas que ya usas.
¿Cuánto cuesta?
Depende de tus tareas y de tus programas. Tras el diagnóstico tienes un precio cerrado por cada automatización, sin permanencia. Las herramientas van a tu nombre y las pagas directamente a cada proveedor.
¿Para qué tamaño de empresa es?
Para pymes con trabajo administrativo diario, más o menos desde 5 hasta 100 personas. Si sois menos, también puede compensar: lo vemos en el diagnóstico.
¿Y si la IA se equivoca?
Lo que redacta o lee queda en borrador, y lo que no lee con seguridad llega marcado para resolverlo. Es lo único que revisa tu equipo: lo que sigue una regla acordada se valida al principio y después ya no hay que aprobarlo.
Mis clientes prefieren hablar con personas.
El asistente solo entra cuando nadie puede coger, se presenta como IA y siempre ofrece pasar con alguien.
¿Tengo que cambiar mis programas?
No. Trabajamos con los que ya usas, y si alguno no se deja conectar buscamos otra vía antes de darte un precio.
Te enseñamos qué automatizaríamos en tu empresa.
Déjanos tus datos y te contactaremos para acordar una videollamada de 30 minutos, con ejemplos de tu sector y sin compromiso.
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